Datenschutzinformationen gemäß Art. 13 DS-GVO zur telefonischen Kommunikation mit Epikur

Wenn Sie unsere Servicerufnummern anrufen oder von uns zurückgerufen werden, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen. Über diese Datenverarbeitung informieren wir Sie hiermit gemäß Art. 13 DS-GVO.

Wir setzen für unsere Telefonie die cloudbasierte Telefonanlage „Aircall" ein. Auf einzelnen Leitungen werden zusätzlich KI-gestützte Funktionen (z.B. automatisierte Anrufannahme, Transkription, Zusammenfassung von Gesprächen) verwendet. Vor Beginn aufgezeichneter oder KI-gestützt verarbeiteter Gespräche werden Sie hierauf gesondert hingewiesen. Eine automatische Aufzeichnung aller Gespräche findet nicht statt.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Epikur Software GmbH & Co. KG (nachfolgend auch: „Wir" oder „Epikur")
Franklinstraße 26 a, 10587 Berlin
Vertreten durch den Geschäftsführer Dr. Krister Helbing.

Tel: +49 (0) 30 - 340 601 100
E-Mail: info@epikur.de

Datenschutzbeauftragter: MORGENSTERN consecom GmbH, Jan Morgenstern,
Johannesstraße 30, 67346 Speyer
E-Mail: dsb@epikur.de

2. Zwecke, Rechtsgrundlagen und Bereitstellung Ihrer Daten

Im Rahmen der telefonischen Kommunikation verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Annahme, Bearbeitung und Dokumentation Ihres telefonischen Anliegens (z. B. Vertriebs-, Support- und Rechnungsanfragen, allgemeine Kommunikation, Rückrufmanagement)
• Anbahnung, Abschluss und Durchführung von Verträgen mit Ihnen oder dem Unternehmen, für das Sie tätig sind
• Qualitätssicherung sowie Schulung und Optimierung unseres Telefonsupports durch anlassbezogene Aufzeichnung von Gesprächen, jeweils nach vorheriger Ansage und mit Widerspruchsmöglichkeit
• Effiziente und nachvollziehbare Bearbeitung von Anliegen durch den Einsatz KI-gestützter Funktionen auf hierfür freigegebenen Leitungen, insbesondere automatisierte Anrufannahme und Rückruferfassung, Transkription, Zusammenfassung von Gesprächen sowie Erkennung von Themen
• Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs unserer Telefonanlage, insbesondere zum Zwecke der IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr und Fehleranalyse
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten

Zu diesem Zweck verarbeiten wir insbesondere folgende Datenkategorien: Ihre Telefonnummer, gegebenenfalls Ihren Namen und Ihre Funktion bzw. Firmenzugehörigkeit, die Inhalte des Gesprächs, gegebenenfalls eine Audioaufzeichnung des Gesprächs, gegebenenfalls eine automatisiert erstellte Verschriftlichung (Transkript) sowie KI-gestützt erzeugte Auswertungen wie Zusammenfassungen oder Themenzuordnungen, sowie technische Verbindungs- und Metadaten (z. B. Zeitpunkt, Dauer, gewählte Leitung).

Die Zulässigkeit dieser Verarbeitung richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Dies betrifft insbesondere Anrufe, in denen Sie eine Vertrags-, Produkt-, Support- oder Rechnungsanfrage haben.

Die Zulässigkeit der Verarbeitung richtet sich darüber hinaus nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO, wonach die Verarbeitung zulässig ist, wenn sie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen eines Dritten erforderlich ist und sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten und qualitätsgesicherten Bearbeitung Ihrer Anliegen, der Optimierung unserer Service- und Vertriebsprozesse, dem Einsatz moderner und ressourcenschonender Kommunikationstechnologien einschließlich KI-gestützter Hilfsmittel sowie der IT-Sicherheit unserer Telefonanlage.

Soweit Sie uns ausdrücklich Ihre Einwilligung erteilen, etwa für die Aufzeichnung eines Einzelgesprächs außerhalb der mit Ansage angekündigten Standardfälle, richtet sich die Zulässigkeit der Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Soweit wir gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten unterliegen, richtet sich die Zulässigkeit der Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind nicht verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen. Die Mitteilung Ihrer Telefonnummer und gegebenenfalls Ihres Namens sowie die Schilderung Ihres Anliegens sind jedoch faktisch erforderlich, um Ihre Anfrage entgegennehmen und bearbeiten zu können. Ohne die erforderlichen Informationen kann Ihr Anliegen unter Umständen nicht oder nicht vollständig bearbeitet werden. Der Aufzeichnung Ihres Gesprächs sowie der KI-gestützten Verarbeitung können Sie jederzeit widersprechen; Ihr Anliegen wird in diesem Fall ohne diese Funktionen weiterbearbeitet.

3. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der telefonischen Kommunikation an folgende Empfänger weitergegeben:

• Beschäftigte und Fachbereiche von Epikur, die mit der Bearbeitung Ihres Anliegens betraut sind (insbesondere Vertrieb, Kundenservice, Support, Buchhaltung)
• Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DS-GVO, die uns bei der Erbringung unserer Dienstleistungen unterstützen, insbesondere die Aircall SAS, 11 rue Saint-Georges, 75009 Paris, Frankreich, sowie die Aircall.io, Inc., 44 W 28th Street, New York, NY 10001, USA, als Anbieter unserer cloudbasierten Telefonanlage einschließlich der dort eingebundenen KI-Funktionen
• Mit der Telefonanlage verknüpfte interne Systeme (z.B. Ticket- oder CRM-Systeme), soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist
• Vertragspartner und externe Berater (z. B. Steuerberater, Rechtsberater), soweit dies im Einzelfall zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist

Im Rahmen des Betriebs der Aircall-Telefonanlage werden personenbezogene Daten unter anderem an die Aircall.io, Inc. mit Sitz in den Vereinigten Staaten von Amerika übermittelt. Die Übermittlung erfolgt unter Beachtung der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO. Die Aircall.io, Inc. ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

4. Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies vorsehen. Im Einzelnen gelten folgende Speicherdauern:

• Audioaufzeichnungen werden in der Regel nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
• Transkripte werden nach 6 Monaten automatisch gelöscht
• und KI-gestützt erzeugte Zusammenfassungen werden nach 6 Monaten automatisch gelöscht.
• Verbindungs- und Metadaten (z. B. Datum, Dauer, gewählte Leitung) werden nach 6 Monaten gelöscht.
• Inhalte, die wir aus dem Gespräch in unsere weiteren Systeme übernehmen (z.B. Tickets, CRM-Einträge, Bestelldaten), werden im Rahmen der jeweiligen Geschäftsbeziehung gespeichert und gelöscht, wenn sie für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Soweit Daten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (insbesondere nach §§ 147 AO, 257 HGB), werden sie für die jeweils gesetzlich vorgesehene Dauer (in der Regel 6 bis 10 Jahre) aufbewahrt.

Eine längere Aufbewahrung kann sich im Einzelfall ergeben, wenn wir hieran ein berechtigtes Interesse haben und Ihre schutzwürdigen Interessen nicht entgegenstehen.

5. Betroffenenrechte

Ihnen stehen folgende Rechte zu: Sie haben ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie auf Datenübertragung (Art. 20 DS-GVO). Wir bemühen uns, Anfragen zügig zu bearbeiten. Sie haben außerdem das Recht, sich jederzeit an eine Aufsichtsbehörde zu wenden (Art. 77 DS-GVO).

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie ein Widerspruchsrecht. Damit dieses Recht greift, müssen allerdings Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DS-GVO). Epikur wird den Widerspruch prüfen und bei Vorliegen solcher Gründe die Verarbeitung beenden. Dem Einsatz der Anrufaufzeichnung und der KI-gestützten Funktionen können Sie auch unmittelbar im Rahmen des Telefonats widersprechen; Ihr Anliegen wird dann ohne diese Funktionen bearbeitet.

6. Widerruflichkeit der Einwilligung

Eine etwa erteilte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten kann jederzeit widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

7. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich jederzeit an eine Aufsichtsbehörde zu wenden (Art. 77 DS-GVO).

8. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DS-GVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt. Die in Ziffer 2 beschriebenen KI-gestützten Funktionen dienen ausschließlich der Unterstützung unserer Beschäftigten bei der Bearbeitung Ihres Anliegens. Eine fachliche Prüfung der KI-Ergebnisse durch unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist sichergestellt; abschließende Entscheidungen werden stets durch eine natürliche Person getroffen.